1. Verantwortliche Stelle

Eartheffect AG Baslerstrasse 10 4600 Olten Schweiz E-Mail: raeber@eartheffect.ch Datenschutzverantwortlicher: Martin Räber

2. Allgemeines zur Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO). Grundsätze: – Bearbeitung nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zweckgebunden, – Transparenz für betroffene Personen, – Einsatz angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen zur Datensicherheit.

3. Bearbeitung von Daten beim Besuch unserer Webseiten

3.1 Hosting & Infrastruktur Diese Webseite (eartheffect.ch) wird auf eigener Serverinfrastruktur bei Infomaniak (Schweiz) betrieben. Auch die Domain liegt bei Infomaniak. Dabei werden automatisch technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeit und besuchte Seiten in Server-Logs verarbeitet. Diese Daten dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehlerbehebung unserer Webseite und werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden. 3.2 Cookies & Tracking Wir setzen aktuell kein Analyse- oder Tracking-Tool (z. B. Google Analytics) und keine Marketing-Cookies ein. Es werden ausschliesslich die unter 3.1 genannten technischen Server-Logs verarbeitet. 3.3 Kontaktformulare Daten, die über Kontaktformulare eingegeben werden (z. B. Name, E-Mail, Interesse, Nachricht), werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und intern an unser Projektmanagement-System übermittelt, damit die zuständige Person sich bei Ihnen melden kann. Bei Anmeldung zum Newsletter über das Kontaktformular gilt zusätzlich Abschnitt 4.1.

4. Kommunikation & Marketing

4.1 Newsletter Für Newsletter nutzen wir aktuell Sendinblue (Brevo) und vtiger CRM. Dabei werden E-Mail-Adressen und freiwillige Angaben (z. B. Name) verarbeitet, um Informationen zu unseren Angeboten und Projekten zu versenden. Eine Abmeldung ist jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter oder per E-Mail möglich. 4.2 Geschäftskommunikation Für Kunden- und Projektkommunikation nutzen wir Microsoft Teams sowie E-Mail. Dabei können Metadaten (z. B. Zeitpunkt der Kommunikation, Absender, Empfänger) sowie Inhaltsdaten verarbeitet werden.

5. Kundendatenverwaltung

5.1 CRM & Buchhaltung Aktuell speichern wir Kundendaten in vtiger (Hosting bei Infomaniak, Schweiz). Zukünftig erfolgt die Verwaltung über Bexio (inkl. Add-ons). Verarbeitete Daten: Namen, Adressen, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Vertragsdaten. 5.2 Projekt- und Kollaborationstools Wir nutzen ein eigenes, selbst gehostetes Projektmanagement-System (projects.eartheffect.org, Hosting bei Infomaniak, Schweiz) sowie ergänzend Asana. Hierbei werden insbesondere Kontaktdaten und projektbezogene Notizen gespeichert. Bei der Nutzung von Asana können Daten in die USA übertragen werden. 5.3 Cloud-Speicherung Unsere interne Cloud basiert auf Seafile (Serverstandort Schweiz). Teilweise werden Microsoft 365 und Google Drive ergänzend genutzt.

6. E-Learning / Moodle

Wir betreiben Lernplattformen auf Moodle. Standardmässig werden dabei folgende Daten verarbeitet: – Stammdaten (Name, E-Mail, Benutzername), – Login-Daten, – Kursdaten (z. B. absolvierte Module, Lernfortschritte), – Interaktionen innerhalb der Plattform. Das Hosting erfolgt durch unseren IT-Partner Oetiker + Partner AG (Olten, Schweiz). Oetiker + Partner ist vertraglich verpflichtet, die Daten ausschliesslich im Auftrag von Eartheffect zu bearbeiten und angemessene Sicherheitsmassnahmen umzusetzen.

7. Weitergabe von Daten und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben Personendaten nur an Dritte weiter, soweit dies für die Erfüllung unserer Leistungen erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Eine Übermittlung in Drittstaaten (z. B. USA bei Asana, Google, Microsoft) erfolgt nur, wenn: – ein Angemessenheitsbeschluss des Bundesrats oder der EU-Kommission vorliegt, oder – geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) bestehen.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und anderen Risiken zu schützen. Dazu gehören u. a. verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Zugriffskontrollen und regelmässige Backups.

9. Speicherdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Einsatz von KI-Tools

Bei der Erstellung und Pflege unserer Webseite sowie bei internen Arbeitsprozessen setzen wir KI-gestützte Werkzeuge ein, unter anderem Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) und DeepL. Diese Tools kommen für Programmierung, redaktionelle Texte, Übersetzungen und Bildmaterial zum Einsatz. Soweit dabei Personendaten verarbeitet werden (z. B. bei der automatischen Übersetzung von Formulareingaben), gelten dieselben Grundsätze wie in den übrigen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben – insbesondere hinsichtlich Datenübermittlung ins Ausland (siehe Abschnitt 7).

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach DSG und – soweit anwendbar – DSGVO insbesondere das Recht auf: – Auskunft, ob und welche Daten wir bearbeiten, – Berichtigung unrichtiger Daten, – Löschung von Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen, – Einschränkung der Bearbeitung, – Herausgabe/Übertragung von Daten (Datenportabilität), – Widerspruch gegen die Bearbeitung (soweit zulässig). Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: raeber@eartheffect.ch

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Datenbearbeitungen oder die gesetzlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Version.