1. Responsable du traitement

Eartheffect AG Baslerstrasse 10 4600 Olten Suisse E-mail : raeber@eartheffect.ch Responsable de la protection des données : Martin Räber

2. Généralités sur le traitement des données

Nous traitons les données personnelles conformément à la loi suisse révisée sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure où il est applicable, au règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD). Principes : – traitement loyal, proportionné et à des fins déterminées, – transparence envers les personnes concernées, – mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour la sécurité des données.

3. Traitement des données lors de la visite de nos sites web

3.1 Hébergement et infrastructure Ce site web (eartheffect.ch) fonctionne sur notre propre infrastructure serveur hébergée par Infomaniak (Suisse). Le domaine est également enregistré chez Infomaniak. Des données techniques telles que l'adresse IP, le type de navigateur, l'heure d'accès et les pages visitées sont automatiquement traitées dans les journaux du serveur. Ces données servent à l'exploitation, à la sécurité et au dépannage de notre site et sont supprimées au plus tard après 30 jours, sauf si elles sont nécessaires pour élucider un incident de sécurité concret. 3.2 Cookies et suivi Nous n'utilisons actuellement aucun outil d'analyse ou de suivi (par ex. Google Analytics) ni de cookies marketing. Seuls les journaux techniques du serveur mentionnés au point 3.1 sont traités. 3.3 Formulaires de contact Les données saisies via les formulaires de contact (par ex. nom, e-mail, intérêt, message) sont traitées pour le suivi de votre demande et transmises en interne à notre système de gestion de projet afin que la personne responsable puisse vous recontacter. En cas d'inscription à la newsletter via le formulaire de contact, le point 4.1 s'applique également.

4. Communication et marketing

4.1 Newsletter Nous utilisons actuellement Sendinblue (Brevo) et le CRM vtiger pour notre newsletter. Cela implique le traitement d'adresses e-mail et d'informations facultatives (par ex. le nom) afin de vous transmettre des informations sur nos offres et projets. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien de désabonnement figurant dans la newsletter ou par e-mail. 4.2 Communication commerciale Nous utilisons Microsoft Teams et l'e-mail pour la communication avec nos clients et sur nos projets. Cela peut impliquer le traitement de métadonnées (par ex. heure de la communication, expéditeur, destinataire) ainsi que du contenu.

5. Gestion des données clients

5.1 CRM et comptabilité Nous stockons actuellement les données clients dans vtiger (hébergé par Infomaniak, Suisse). La gestion passera à l'avenir par Bexio (avec modules complémentaires). Données traitées : noms, adresses, coordonnées, contenu des communications, données contractuelles. 5.2 Outils de projet et de collaboration Nous utilisons notre propre système de gestion de projet auto-hébergé (projects.eartheffect.org, hébergé par Infomaniak, Suisse), ainsi qu'Asana en complément. Cela implique notamment le stockage de coordonnées et de notes liées aux projets. Lors de l'utilisation d'Asana, des données peuvent être transférées aux États-Unis. 5.3 Stockage en nuage Notre cloud interne repose sur Seafile (serveur situé en Suisse). Microsoft 365 et Google Drive sont utilisés en complément dans certains cas.

6. E-learning / Moodle

Nous exploitons des plateformes d'apprentissage sur Moodle. Par défaut, les données suivantes sont traitées : – données de base (nom, e-mail, nom d'utilisateur), – données de connexion, – données de cours (par ex. modules suivis, progression), – interactions au sein de la plateforme. L'hébergement est assuré par notre partenaire informatique Oetiker + Partner AG (Olten, Suisse). Oetiker + Partner est contractuellement tenu de traiter les données exclusivement pour le compte d'Eartheffect et de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées.

7. Transmission de données et transfert à l'étranger

Nous ne transmettons des données personnelles à des tiers que si cela est nécessaire à la fourniture de nos prestations ou si une base légale l'exige. Un transfert vers des pays tiers (par ex. les États-Unis pour Asana, Google, Microsoft) n'a lieu que si : – une décision d'adéquation du Conseil fédéral ou de la Commission européenne existe, ou – des garanties appropriées (par ex. clauses contractuelles types) sont en place.

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin de protéger les données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé et d'autres risques. Cela comprend notamment la transmission chiffrée (HTTPS), les contrôles d'accès et des sauvegardes régulières.

9. Durée de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou selon les obligations légales de conservation.

10. Utilisation d'outils d'IA

Pour la création et la maintenance de notre site web ainsi que pour nos processus de travail internes, nous utilisons des outils basés sur l'IA, notamment Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) et DeepL. Ces outils sont utilisés pour la programmation, les textes rédactionnels, les traductions et le matériel visuel. Dans la mesure où des données personnelles sont traitées dans ce cadre (par ex. lors de la traduction automatique des saisies de formulaires), les mêmes principes que ceux décrits dans les autres sections de cette déclaration de confidentialité s'appliquent – notamment en ce qui concerne le transfert de données à l'étranger (voir section 7).

11. Droits des personnes concernées

Conformément à la LPD et, dans la mesure où il est applicable, au RGPD, les personnes concernées disposent notamment du droit : – d'obtenir des informations sur le fait que nous traitions ou non leurs données et sur la nature de ce traitement, – de faire rectifier des données inexactes, – de faire supprimer des données, dans la mesure où aucune obligation légale ne s'y oppose, – de faire limiter le traitement, – d'obtenir la portabilité des données, – de s'opposer au traitement (dans la mesure où cela est admis). Pour exercer ces droits, veuillez vous adresser à : raeber@eartheffect.ch

12. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Nous pouvons adapter cette déclaration de confidentialité si nos traitements de données ou les exigences légales évoluent. La version publiée sur notre site web fait foi.